Service Alimentaire Maple Leaf

Introduction

Les Aliments Maple Leaf s’est engagée à préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses clients et de ses employés, conformément aux lois qui régissent ses différents établissements au Canada. La Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf est une déclaration formelle de principes et de directives concernant la protection des renseignements personnels fournie par les Aliments Maple Leaf à ses clients et à ses employés canadiens. L’objectif de la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf consiste à gérer les renseignements personnels de façon responsable et transparente, conformément à la législation applicable. Cette Politique définit les obligations des Aliments Maple Leaf en vertu de la loi et n’impose pas d’autres obligations légales en plus de celles qui sont déjà prévues par la loi.

Dans les limites de ce qui s’applique aux opérations de l’entreprise, la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf adopte les dispositions du Chapitre 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDÉ ») (Lois du Canada 2000, Chapitre 5) et intègre les dix principes du modèle de politique de l’Association canadienne des normes (ACNOR) pour la protection des renseignements personnels énoncés à cet égard. Dans la mesure où la législation provinciale est essentiellement similaire à la LPRPDÉ, en se conformant à cette dernière, on répondra aux exigences de la législation provinciale.

Consentement

En soumettant des renseignements personnels aux Aliments Maple Leaf et à ses filiales canadiennes, les clients et les employés acceptent que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels conformément à la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf.

CADRE LÉGISLATIF

Le cadre législatif qui régit la protection des renseignements personnels au Canada consiste en un éventail de programmes et de politiques qui, en 2003, continuait d’évoluer. Plus particulièrement, les établissements des Aliments Maple Leaf sont régis par des lois sur la protection des renseignements personnels de la façon suivante (en date de décembre 2003).

Régime général de la LPRPDÉ

Bien que la LPRPDÉ soit une législation FÉDÉRALE, il est stipulé qu’elle s’appliquera aux secteurs assujettis à la réglementation fédérale comme à ceux qui sont assujettis à la réglementation provinciale (en autant que ce soit admissible sur le plan constitutionnel, et à moins qu’une province ne promulgue une loi que le Commissaire à la protection des renseignements personnels du Canada jugera « essentiellement similaire » à la LPRPDÉ). En plus de la LPRPDÉ, des lois sur la protection des renseignements personnels ont été promulguées par l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec. En décembre 2003, seule la loi du Québec sur la protection des renseignements personnels avait été jugée essentiellement similaire à la LPRPDÉ.

Les renseignements personnels assujettis aux lois sur la protection des renseignements personnels se répartissent en 2 grandes catégories : les renseignements personnels sur les employés et les renseignements personnels sur les clients. L’impact de la loi sur la protection des renseignements personnels sur chacune de ces deux grandes catégories est décrit ci-dessus.

Les clients

Selon la définition de la LPRPDÉ, les « clients » sont des individus identifiables, contrairement aux organisations commerciales avec lesquelles les Aliments Maple Leaf fait des affaires. Par conséquent, alors qu’un individu qui participe à un concours, répond à un sondage ou dépose une plainte auprès d’un centre de consommateurs est un « client », aux fins de la LPRPDÉ une chaîne d’épiceries n’en est pas un. La LPRPDÉ régit les aspects de la protection des renseignements personnels auxquels les Aliments Maple Leaf doit se conformer dans ses rapports avec ses clients.

Portée et application des dix principes de la confidentialité

Les dix principes sur lesquels se fonde la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf sont en corrélation et les Aliments Maple Leaf doit adhérer à ces dix principes conformément à la loi qui s’applique. Chaque principe doit être lu conjointement avec le commentaire qui l’accompagne. Comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents, les commentaires, dans la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf, ont été rédigés de façon à tenir compte des problèmes propres aux Aliments Maple Leaf en ce qui concerne les renseignements personnels.

Plus particulièrement, voici la portée et l’application de la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf :

  • La Politique s’applique aux renseignements personnels sur les clients et les employés des Aliments Maple Leaf qui sont recueillis, utilisés ou divulgués par les Aliments Maple Leaf.
  • Conformément aux exigences de la loi applicable, la Politique concerne la gestion des renseignements personnels sous son contrôle.
  • La Politique n’impose aucune limite quant à la cueillette, l’utilisation ou la divulgation des renseignements suivants par les Aliments Maple Leaf :
a) le nom, l’adresse et le numéro de téléphone d’un client, lorsque ces renseignements figurent dans un annuaire public, professionnel ou commercial ou qu’ils sont disponibles par l’assistance annuaire;
b) le nom, le poste, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’affaires d’un employé; ou
c) d’autres renseignements sur le client ou l’employé qui sont accessibles au public et sont spécifiés par le règlement, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
  • La Politique n’impose pas l’obligation d’obtenir le consentement d’un employé pour la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels dans la mesure où la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ou la loi provinciale sur la protection des renseignements personnels qui s’applique n’exige pas le consentement de certains employés des Aliments Maple Leaf.
  • La Politique ne s’applique pas aux renseignements sur les clients institutionnels des Aliments Maple Leaf; toutefois, ces renseignements sont protégés par d’autres politiques et d’autres pratiques des Aliments Maple Leaf ainsi que dans le cadre d’ententes contractuelles.
  • L’application de la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf est assujettie aux exigences et aux dispositions du Chapitre 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la réglementation qui s’applique, et toute autre loi ou règlement, y compris toute ordonnance de n’importe quelle cour. Les Aliments Maple Leaf invoquera toutes les exceptions et réserves énoncées dans la loi applicable, même si ces exceptions et réserves ne sont pas décrites dans sa Politique.
  • Cette Politique ne change pas, n’amende pas ou ne modifie pas les conditions générales énoncées dans n’importe quel contrat collectif.

Définitions

agent — un représentant autorisé ou un fournisseur de services agissant pour le compte des Aliments Maple Leaf.

Les Aliments Maple Leaf —  Les Aliments Maple Leaf Inc., de même que ses filiales et ses sociétés affiliées canadiennes, avec les modifications qui peuvent leur être apportées de temps à autre (notamment Canada Bread Company, Limited ) ainsi que les employés et les agents agissant pour le compte des Aliments Maple Leaf.

cueillette — le fait de rassembler, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de n’importe quelle source, y compris de tiers, à l’aide de tout moyen licite.

consentement — accord volontaire pour la cueillette, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à des fins bien définies. Le consentement peut être soit explicite, soit tacite, et peut être fourni directement par l’individu, par son tuteur ou par un fondé de pouvoir agissant pour cet individu.

client — un individu qui (a) utilise, ou projette d’utiliser, les produits ou les services des Aliments Maple Leaf; ou (b) correspond avec les Aliments Maple Leaf; ou (c) participe à un concours ou à une autre activité promotionnelle commanditée par les Aliments Maple Leaf.

divulgation — le fait de rendre des renseignements personnels accessibles à un tiers.

employé — un employé actuel, un ancien employé ou un pensionné des Aliments Maple Leaf, y compris les employés à temps plein et à temps partiel de même que les contractuels.

renseignements personnels — renseignements sur un client identifiable ou un employé, à l’exception des renseignements globaux qui ne peuvent être associés à un individu spécifique.

  • Pour un client, ces renseignements comprennent toute plainte enregistrée, commentaire sur un produit, demande d’information, participation à un concours ou présentation de curriculum vitae.
  • Pour un employé, ces renseignements comprennent ceux qui figurent dans les dossiers d’emploi du personnel, les évaluations du rendement, les renseignements sur la pension et les avantages sociaux, mais n’incluent pas le nom, le poste, l’adresse professionnelle (y compris l’adresse courriel) de l’employé, ou le numéro de téléphone et de télécopieur d’affaires.

fournisseur de services — un tiers, autre que les Aliments Maple Leaf, qui utilise des renseignements personnels dans le but de fournir des services aux Aliments Maple Leaf, sur une base contractuelle, dans le cadre d’un programme d’externalisation ou de toute autre entente commerciale.

tiers — un individu autre que le client, l’employé concerné ou son agent respectif ou un organisme autre que les Aliments Maple Leaf.

utilisation — le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par, ou à l’intérieur des Aliments Leaf, ou toute entité contractée par Maple Leaf pour effectuer certaines fonctions commerciales, ou qui fournit des services commerciaux à, ou pour le compte des Aliments Maple Leaf.

La Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf, en détail

Conformément aux exigences de la loi applicable, voici en détail les principes qui régissent les obligations de Maple Leaf en matière de confidentialité :

1er principe — Responsabilité
Les Aliments Maple Leaf est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner une ou plusieurs personnes qui seront responsables de veiller à ce que les Aliments Maple Leaf respecte les principes suivants.

1.1 La responsabilité d’assurer l’application des dispositions de la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf incombe à la haute direction des Aliments Maple Leaf, qui doit désigner une ou plusieurs personnes afin qu’elles soient responsables de l’application de la Politique. Les Aliments Maple Leaf peut déléguer d’autres employés pour agir de la part d’une ou plusieurs personnes désignées, ou pour prendre la responsabilité de la cueillette et du traitement des renseignements personnels sur une base quotidienne.
1.2 Les Aliments Maple Leaf a désigné un Commissaire aux renseignements personnels pour superviser l’application de la Politique de confidentialité des Aliments Maple Leaf. Le Commissaire à la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf peut s’adjoindre des commissaires à la protection des renseignements personnels qui oeuvreront au niveau de l’exploitation. Voici les coordonnées du commissaire à la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf :

Commissaire à la protection des renseignements personnels : Jeffery Miller, Conseil judiciaire, les Aliments Maple Leaf Inc.
16e étage, 30, avenue St. Clair Ouest
Toronto (Ontario) M4V 3A2courriel :   MillerJS@MapleLeaf.ca
téléphone :   (416) 926-2011
télécopieur :        (416) 963-6125
1.3 Les Aliments Maple Leaf est responsable des renseignements personnels qu’elle possède ou dont elle a la garde, y compris les renseignements qui ont été transférés à un tiers en vue de leur traitement, ou de tout autre service effectué sous contrat. Les Aliments Maple Leaf devra prendre les moyens appropriés pour assurer un niveau comparable de protection lorsque les renseignements sont traités ou utilisés pour la fourniture de service sous contrat par un fournisseur de services (voir le 7e Principe).
1.4 Les Aliments Maple Leaf devra implanter des politiques et des procédures pour mettre en oeuvre la Politique sur la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf, notamment :

a) l’implantation de procédures visant à protéger les renseignements et à superviser l’application de la Politique sur la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf;
b) la mise en place de procédures pour recevoir et répondre aux demandes d’information ainsi qu’aux plaintes;
c) la formation du personnel sur les politiques et les procédures des Aliments Maple Leaf; et
d) la diffusion d’information au public visant à expliquer les politiques et les procédures des Aliments Maple Leaf.

2e principe — Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
Les Aliments Maple Leaf devra déterminer les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

2.1(a) Les Aliments Maple Leaf recueille des renseignements personnels pour les raisons commerciales suivantes :

a) établir et entretenir des relations commerciales responsables avec ses clients, offrir les services courants et communiquer avec les clients;
b) comprendre les besoins des clients, les tendances et les préférences;
c) évaluer, développer, améliorer, commercialiser et fournir les produits et services des Aliments Maple Leaf;
d) gérer et développer les activités commerciales et les opérations des Aliments Maple Leaf;
e) répondre aux exigences sur le plan légal et réglementaire;
f) protéger les Aliments Maple Leaf en cas d’erreur ou de fraude; et
g) toute autre raison, avec le consentement de l’individu concerné.
2.1(b) Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur les employés pour établir, gérer, administrer nos relations avec eux et éventuellement y mettre fin;

a) Pour recruter, former, motiver, identifier, gérer et maintenir une main-d’oeuvre de qualité supérieure.
b) Pour favoriser des relations de travail harmonieuses.
c) Pour administrer des politiques, y compris les enquêtes.
d) Pour gérer et promouvoir les activités commerciales de l’entreprise.
e) Pour administrer la rémunération et les avantages sociaux.
f) Pour acquérir et transférer des activités.
g) Pour développer, gérer et promouvoir les services aux employés, la santé, la sécurité et la conformité aux normes de l’entreprise.
h) Pour protéger les Aliments Maple Leaf en cas d’erreur ou de fraude.
Concernant les autres fins auxquelles les Aliments Maple Leaf pourrait utiliser ou divulguer des renseignements personnels, veuillez vous reporter au 5e principe. Toute référence ultérieure aux « fins déterminées » signifie les fins déterminées à ce principe et au 5e principe.
2.2 Les Aliments Maple Leaf devra spécifier de vive voix, électroniquement ou par écrit les fins déterminées au client ou à l’employé au moment de la collecte de renseignements personnels ou avant celle-ci. Au besoin, les personnes chargées de recueillir les renseignements personnels doivent pouvoir préciser les fins de cette collecte ou diriger l’individu vers la personne désignée par les Aliments Maple Leaf qui serait en mesure de le faire.
2.3 À moins que cela ne soit permis par la loi, les Aliments Maple Leaf ne doit pas utiliser ou divulguer à de nouvelles fins des renseignements personnels qui ont été recueillis sans avoir au préalable déterminé et documenté ces nouvelles fins et obtenu le consentement du client ou, lorsque la loi l’exige, de l’employé.
2.4 Au Québec, en plus de déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, la source des renseignements personnels doit être déterminée lorsqu’ils sont recueillis auprès d’un tiers.

3e principe — Obtention du consentement pour la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels
Tout client doit être informé et, lorsque la loi l’exige, donner son consentement pour la cueillette, l’utilisation et la divulgation de renseignements, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Il faut informer un employé et obtenir son consentement, selon les exigences de la loi, pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

3.1 Les Aliments Maple Leaf pourrait utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans en avoir informé la personne concernée ni obtenu son consentement, en cas d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est menacée ou qu’on a de bonnes raisons de croire qu’une telle menace existe. Les Aliments Leaf pourrait aussi divulguer des renseignements personnels, sans en avoir informé la personne concernée et obtenu son consentement, à un avocat représentant les Aliments Maple Leaf, pour recouvrer une dette, lors d’enquêtes en cas d’infractions, (et dans le cas d’une divulgation, s’il y a des motifs raisonnables de croire que les renseignements personnels sont liés à une infraction ou à une violation des ententes) pour répondre à une citation à comparaître, un mandat ou autre injonction, ou dans d’autres cas où la loi l’exige ou le permet, ou à des fins statistiques ou de recherches. Dans la mesure où la loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux employés de Maple Leaf, ou n’impose pas l’obligation d’obtenir leur consentement, Maple Leaf pourrait recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à leur insu.
3.2 Dans l’obtention du consentement, lorsque la loi sur la protection des renseignements personnels applicable l’exige, les Aliments Maple Leaf doit préciser à ses clients ou à ses employés les fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. Les fins doivent être énoncées de façon que le client ou l’employé puisse raisonnablement les comprendre.
3.3 De façon générale, lorsque la loi l’exige, les Aliments Maple Leaf doit, au moment où la collecte est effectuée, obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels. Toutefois, les Aliments Maple Leaf pourrait obtenir le consentement pour utiliser et divulguer les renseignements personnels après la collecte, mais avant qu’ils ne soient utilisés ou divulgués à de nouvelles fins.
3.4 Les Aliments Maple Leaf ne devra pas, comme condition à la fourniture d’un produit ou d’un service, exiger de ses clients ou de ses employés qu’ils consentent à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins déterminées.
3.5 Lorsque l’obtention du consentement est exigée par la loi, les Aliments Maple Leaf doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels pour déterminer la forme que ce consentement devra prendre.
3.6 En général, sauf disposition contraire de la part du client ou de l’employé, i) l’utilisation par un client des produits et des services des Aliments Maple Leaf, la correspondance avec les Aliments Maple Leaf ou la participation à un concours ou une autre activité promotionnelle commanditée par les Aliments Maple Leaf ou ii) le fait pour un employé d’être à l’emploi de l’entreprise ou de bénéficier d’avantages sociaux, constitue un consentement permettant aux Aliments Maple Leaf de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels à toutes les fins déterminées.
3.7 Un client ou un employé peut retirer son consentement, lorsque ce consentement est exigé par la loi, en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Les clients et les employés peuvent communiquer avec les Aliments Maple Leaf pour obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences du retrait de leur consentement.

4e principe — Limitation de la collecte de renseignements personnels
Les Aliments Maple Leaf doit limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées par les Aliments Maple Leaf. Les Aliments Maple Leaf doit recueillir les renseignements personnels de façon honnête et licite.

4.1 Le plus souvent, les Aliments Maple Leaf recueille des renseignements personnels directement de ses clients ou de ses employés.
4.2 Les Aliments Maple Leaf peut également recueillir des renseignements d’autres sources, notamment auprès d’agences d’évaluation du crédit ou d’autres tiers qui démontrent qu’ils ont le droit de divulguer ces renseignements, ou encore par les références d’employeurs ou personnelles.

5e principe — Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf ne doit pas utiliser ou divulguer des renseignements à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente, lorsque ce consentement est exigé par la loi, ou que la loi l’autorise. Les Aliments Maple Leaf ne doit conserver ces renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

5.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués sans que la personne concernée n’en soit informée et sans son consentement. (Voir le Principe 3.1)
5.2 En plus des autres fins déterminées aux Principes 2.1 et 5.3, Les Aliments Maple Leaf peut divulguer des renseignements personnels sur un client à :

a) une personne qui, selon le bon jugement des Aliments Maple Leaf, demande ces renseignements à titre d’agent du client;
b) une entreprise ou un individu mandaté par les Aliments Maple Leaf pour effectuer des tâches en son nom, comme la recherche ou le traitement de données;
c) une entreprise ou un individu mandaté par un client, ou à un employé qui démontre être expressément autorisé à recevoir des renseignements personnels sur le client ou l’employé, ou qui selon le bon jugement des Aliments Maple Leaf est implicitement habilité à recevoir des renseignements personnels sur le client ou l’employé;
d) une entreprise ou un individu mandaté par les Aliments Maple Leaf pour procéder à l’évaluation, le développement, l’amélioration, la commercialisation, ou la prestation ou la distribution de n’importe quel produit ou service des Aliments Maple Leaf;
e) un agent utilisé par les Aliments Maple Leaf pour évaluer le degré de solvabilité d’un client ou pour recouvrer le compte d’un client;
f) une agence d’évaluation du crédit;
g) un organisme public ou l’agent d’un organisme public si, selon le bon jugement des Aliments Maple Leaf, il appert qu’une vie ou des biens sont menacés et que cette menace pourrait être évitée ou minimisée en divulguant des renseignements personnels;
h) un ou des tiers, lorsque le client donne son consentement à cette divulgation ou que la divulgation est exigée par la loi; et
i) une institution financière, sur une base confidentielle, et seulement dans le cadre de son mandat de percevoir un paiement, la réserve de gage ou autre droit découlant de la prestation de services financiers.
5.3 En plus des fins déterminées aux Principes 2.1 et 5.2, les Aliments Maple Leaf peut divulguer des renseignements personnels sur ses employés actuels ou sur ses anciens employés

a) pour l’administration du personnel, du régime de retraite et des avantages sociaux;
b) dans le cadre de la transmission de références sur des employés actuels ou d’anciens employés en réponse à la demande d’employeurs potentiels; ou
c) lorsque la divulgation est exigée par la loi.
d) Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur les employés pour établir, gérer, administrer nos relations eux et éventuellement y mettre fin;

i) Pour recruter, former, motiver, identifier, gérer et maintenir une main-d’oeuvre de qualité supérieure.
ii) Pour favoriser des relations de travail harmonieuses.
iii) Pour administrer des politiques, notamment les enquêtes.
iv) Pour gérer et promouvoir les activités commerciales de l’entreprise.
v) Pour administrer la rémunération et les avantages sociaux.
vi) Pour acquérir et transférer des activités commerciales.
vii) Pour développer, gérer et promouvoir les services aux employés, la santé, la sécurité et la conformité aux normes de l’entreprise.
5.4 Seuls les employés des Aliments Maple Leaf qui, d’une façon raisonnable, en ont besoin pour s’acquitter de leur tâche, peuvent avoir accès aux renseignements personnels sur les clients et les employés.
5.5 Les Aliments Maple Leaf ne doit conserver les renseignements qu’aussi longtemps que nécessaire ou pertinent en matière de bonne conservation des documents et aux fins déterminés, ou conformément aux exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsque les renseignements personnels ont servi pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé, les Aliments Maple Leaf doit conserver, et ce suffisamment longtemps pour permettre au client ou à l’employé d’y avoir accès, soit les renseignements utilisés, soit l’argumentaire sur lequel on s’est basé pour prendre la décision.
5.6 Les Aliments Maple Leaf doit élaborer des directives régissant la conservation et la destruction des données, pour les renseignements personnels dont on n’a plus besoin ou qui ne sont plus nécessaires aux fins déterminées ou qu’il n’est plus nécessaire de conserver selon la loi en vigueur. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.

6e principe — Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Les renseignements personnels qu’utilise les Aliments Maple Leaf doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé.
6.2 Les Aliments Maple Leaf doit mettre à jour les renseignements personnels sur les clients et les employés aussi souvent que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés ou dès qu’une personne concernée avise d’un changement à leur sujet.

7e principe — Mesures de sécurité
Les Aliments Maple Leaf doit protéger les renseignements au moyen des mesures de sécurité qui conviennent à leur degré de sensibilité.

7.1 Les Aliments Maple Leaf doit mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment contre la perte et le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification et la destruction non autorisés. Les Aliments Maple Leaf doit protéger les renseignements quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 Les Aliments Maple Leaf doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers, y compris les fournisseurs de services, par une entente contractuelle régissant la confidentialité des renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
7.3 Tous les employés des Aliments Maple Leaf qui ont accès aux renseignements personnels doivent s’engager à protéger la confidentialité de ces renseignements.
7.4 Au Québec, lors de la collecte de renseignements personnels, toute personne concernée doit être informée du lieu où ce dossier sera conservé, de ses droits d’accès et de rectification, des personnes qui ont accès à ces renseignements de même que des fins auxquelles ils sont destinés.

8e principe — La transparence concernant les politiques et les pratiques
Les Aliments Maple Leaf doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à ses clients et à ses employés.

8.1 Les Aliments Maple Leaf doit faire en sorte que les renseignements sur ses politiques et ses pratiques soient faciles à comprendre et doivent inclure notamment :

a) le nom ou le poste de même que l’adresse du ou des responsables de l’application de la Politique de confidentialité des Aliments Leaf et à qui il faut expédier les demandes d’information et les plaintes;
b) les moyens d’accès aux renseignements personnels d’un client ou d’un employé que possède les Aliments Maple Leaf; et
c) une description du genre de renseignements personnels que possède les Aliments Maple Leaf, notamment une description générale des fins auxquelles ils sont destinés.

9e principe — Accès des clients et des employés aux renseignements personnels
Les Aliments Maple Leaf doit informer tout client ou employé qui en fait la demande par écrit de l’existence de renseignements personnels qui le concernent, des fins auxquelles ils sont destinés et du fait qu’ils ont été divulgués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Un client ou un employé doit aussi être en mesure de contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements et d’y faire apporter les correctifs nécessaires.

9.1 Sur demande écrite, les Aliments Maple Leaf doit offrir à ses clients et à ses employés une possibilité raisonnable de consulter les renseignements personnels recueillis par les Aliments Maple Leaf. Les renseignements personnels demandés doivent être fournis sous une forme compréhensible et ce dans un délai raisonnable, gratuitement ou en exigeant des frais minimes à la personne concernée.
9.2 Sur demande écrite, les Aliments Maple Leaf doit fournir un relevé des fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ainsi que des divulgations à des tiers et, dans la mesure du possible, doit indiquer la source de ces renseignements. En fournissant un relevé des divulgations, les Aliments Maple Leaf doit remettre une liste des organisations à qui elle pourrait avoir divulgué les renseignements personnels sur la personne concernée s’il ne lui est pas possible de fournir une liste des organisations à qui elle a effectivement divulgué ces renseignements.
9.3 Afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels, on peut exiger d’un client ou d’un employé qu’il fournisse suffisamment de renseignements pour permettre aux Aliments Maple Leaf de l’identifier, puis de le renseigner sur l’existence, l’utilisation et les divulgations des renseignements personnels et autoriser l’accès au dossier de la personne concernée. Les renseignements ainsi fournis ne doivent servir qu’à cette fin.
9.4 Les Aliments Maple Leaf doit rapidement corriger ou compléter tout renseignement personnel qui s’avère inexact ou incomplet. Tout différend relié à l’exactitude et à l’intégralité des renseignements personnels qui n’a pas été résolu doit être noté au dossier de la personne concernée. S’il y a lieu, les Aliments Maple Leaf doit transmettre aux tierces parties ayant accès aux renseignements les modifications effectuées ou les informer que le différend en question n’a pas été réglé.
9.5 Les clients peuvent obtenir leurs renseignements personnels ou l’accès à leur dossier individuel en communiquant avec un représentant du service à la clientèle des Aliments Maple Leaf ou avec son commissaire à la protection des renseignements personnels.
9.6 Les employés peuvent obtenir l’accès à leurs renseignements personnels ou l’accès à leur dossier individuel en communiquant avec leur directeur ou avec le service des ressources humaines.

10e principe — Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Dans la mesure où ses renseignements personnels sont régis par la loi sur la protection des renseignements personnels applicable, un client ou un employé doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés au commissaire à la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf.

10.1 Les Aliments Maple Leaf doit établir des procédures pour recevoir toutes les demandes d’information et les plaintes, et y donner suite, de ses clients et employés sur la façon dont les Aliments Maple Leaf assure la gestion des renseignements personnels. Les Aliments Maple Leaf doit informer ses clients et ses employés à propos de la procédure à suivre pour présenter une demande d’information ou formuler une plainte.
10.2 Le commissaire à la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf doit informer par écrit toute personne qui, ayant présenté une demande relative à ce principe, a vu cette demande refusée, énonçant les raisons de ce refus, de même que la procédure à suivre pour formuler une plainte.
10.3 Le commissaire à la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf peut, lorsque nécessaire, solliciter des avis externes ou internes avant d’expédier une réponse définitive à la plainte de la personne concernée.
10.4 Les Aliments Maple Leaf doit faire enquête sur toutes les plaintes concernant le non-respect de la politique de protection des renseignements des Aliments Maple Leaf. Si une plainte est jugée fondée, les Aliments Maple Leaf doit prendre les mesures appropriées pour résoudre le problème, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques. Un client ou un employé doit être informé des résultats de l’enquête relative à sa plainte.

Pour plus de renseignements sur les pratiques des Aliments Maple Leaf en qui a trait à la protection des renseignements personnels, prière de communiquer avec : le commissaire à la protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf, Jeffery Miller,

(i) par la poste :Les Aliments Maple Leaf Inc.
16e étage, 30, avenue St. Clair Ouest
Toronto (Ontario)
M4V 3A2
(ii) par courriel : MillerJS@MapleLeaf.ca
(iii) par téléphone : (416) 926-2011; ou
(iv) par télécopieur : (416) 963-6125

Pour obtenir une copie de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents, prière de visiter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à http://www.privcom.gc.ca/.

ANNEXE A

Procédures supplémentaires pour l’utilisation, la collecte et la divulgation de renseignements personnels au Québec

Au Québec, les directives supplémentaires suivantes s’appliquent lors de la collecte et l’enregistrement de renseignements personnels :

(i) le consentement de la personne concernée doit être explicite, peu importe le degré de sensibilité des renseignements personnels;
(ii) les renseignements relatifs à la santé et au style de vie d’une personne doivent être recueillis de façon à pouvoir être séparés des autres renseignements;
(iii) la première fois que des renseignements personnels sont recueillis, on doit informer la personne concernée sur le fait que ses renseignements personnels seront consignés dans un dossier qui a été établi à son intention, les fins ou l’objet du dossier, l’usage qui en sera fait, les catégories de personnes qui y auront accès, le lieu où il sera conservé, et le droit d’accès et de rectification dont jouit cette personne;
(iv) à moins que l’entreprise n’ait obtenu un consentement explicite de combiner des renseignements personnels, et selon le degré de sensibilité du problème, il faut constituer des dossiers séparées pour la même personne si les renseignements personnels ont été recueillis à plusieurs fins/objets (par exemple, des dossiers séparés pour des politiques différentes; des dossiers séparés pour différents problèmes liés à l’emploi).

 

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